Para tener en cuenta y dar estricto cumplimiento
Marcelo Escalante
PARA TODOS LOS DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA A NIVEL NACIONAL
Asunto: Recepción Hoja de Vida Convocatorias 1 y 2 de 2011 Contratación Servicios Personales
Cordial saludo para todos:
En el marco del proceso de Convocatoria y Contratación de Servicios Personales – segundo semestre 2011, describimos a continuación el procedimiento que hemos considerado permite garantizar un adecuado control en la recepción y radicación de las Hojas de Vida de las Convocatorias 1 y 2 de 2011 para la Contratación de Servicios Personales:
Todas las Unidades de Correspondencia deberán contar con el apoyo administrativo que se requiera de acuerdo con el número estimado de Hojas de Vida que se recibirán a partir de la fecha en el horario habitual y hasta el 1º. de julio de 2011, en jornada hasta las 8:00 p.m.
1. Todas las Hojas de Vida deberán estar acompañadas de una comunicación mediante la cual se informe el Número de Convocatoria y la Dirección de Área, Regional y/o Centro, a la cual se presenta la Hoja de Vida, así como el número de anexos que se entregan.
2. Cuando la Hoja de Vida no esté acompañada de esta comunicación, se deberá suministrar el formato que se adjunta, para que las personas lo diligencien y así quede controlado tanto el número de la convocatoria y la dependencia, al igual que el número de anexos que se entregan.
3. Para evitar traumatismos en la generación de radicados a través del aplicativo ONBASE y demoras en la digitalización de las comunicaciones, se debe implementar un consecutivo independiente para la recepción de las Hojas de Vida, desde el 0001 hasta cuando se reciba la última hoja de vida. De ser necesario, si el número estimado de Hojas de Vida, lo amerita, se podrá implementar un consecutivo por cada convocatoria.
4. El número consecutivo se colocará en la comunicación original y en la copia que allegue el interesado, o en el formato de la comunicación que se adjunta, de la cual también se le debe entregar una copia al interesado, junto con la fecha y hora de recepción, esta última únicamente para las comunicaciones y las Hojas de Vida que se entreguen a las 8:00 p.m. del viernes 1º. de julio de 2011.
5. Para asegurar y garantizar un adecuado control en la recepción y entrega a las dependencias destinatarias de las Hojas de Vida que se reciban, se deberá diligenciar el formato en Excel, que se adjunta, en orden consecutivo, con los datos mínimos que allí se solicitan. Si se implementó un consecutivo por convocatoria, esta relación se deberá elaborar por Convocatoria.
6. Para la entrega de las Hojas de Vida a las dependencias destinatarias se podrá filtrar el formato anterior, imprimirlo y hacer que se verifique y registre la firma por parte de quien las recibe, o en su defecto utilizar el control de entrega de diligenciamiento manual por dependencia, mediante el cual conste que todas las Hojas de Vida recibidas en las Unidades de Correspondencia fueron entregadas a sus destinatarios.
7. Para garantizar que las Hojas de Vida recibidas el 1 de julio de 2011 a las 8:00 p.m. queden en su totalidad a cargo de las dependencias destinatarias, se deberá concertar con las dependencias, su entrega el mismo viernes después de las 8:00 p.m., o en su defecto el sábado 2 de julio de 2011, a la hora que se acuerde. Por ningún motivo podrán quedar hojas de vida en las Unidades de Correspondencia después de la hora que se acuerde para su entrega a más tardar el sábado en horas de la mañana.
Cualquier inquietud, estaremos dispuestos a atenderla tanto en el Grupo de Administración de Documentos, como en el Despacho de la Secretaría General en los IP 12027, 12612, 12616, 13036 o 12011.
Atentamente,
Juan Bayona Ferreira
secretariageneral@sena.edu.co
Secretario General
SENA - Dirección General
Teléfono: 5461500 IP 12011
Proyectó: Nohra Patricia. Vela O., Coordinadora Grupo Administración de Documentos